FOR EXCELLENCE

Vai trò này chủ yếu hỗ trợ Phó Giám Đốc thiết lập và áp dụng các tiêu chuẩn quản lý bất động sản mới để các quản lý tòa nhà làm cơ sở giám sát hoạt động cho dự án hiện hữu và tương lai tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Ứng viên sẽ phối hợp tích cực với các thành viên khác nhằm gia tăng giá trị và mang lại chất lượng vận hành xuất sắc. 

This role is to focus on supporting Deputy Director in designing and implementing new property management standards and the incumbent will have operational oversight for existing and new projects in Hanoi and Ho Chi Minh. The candidate will work positively with others and be able to deliver operational excellence and value. 

Key Accountabilities

• Phối hợp chặt chẽ với Phó Giám Đốc nhằm đưa ra chỉ đạo và giám sát tổng thể đội ngũ Quản lý Tòa nhà để quản lý vận hành thường nhật tất cả dự án / Work close with Deputy Director to lead and oversee a team of Property Managers to manage the day-to-day operations of individual buildings. 

• Trực tiếp giám sát hiệu suất hoạt động của các dự án và có trách nhiệm thúc đẩy công tác vận hành từng dự án đáp ứng tiêu chí vận hành và tài chính đã đề ra. / Directly supervise the performance of a portfolio of assets with the ultimate accountability for operating each within all financial and operational expectations. 

• Truyền đạt thông tin rõ ràng, chính xác và nhất quán cho các Quản lý Tòa nhà, thường xuyên tổ chức đào tạo, huấn luyện, tư vấn v.v. nhằm phát huy tối đa năng lực nhân sự trong môi trường làm việc gắn kết / Provides clear, precise and consistent communication to Property Managers, performs ongoing training, coaching, counseling, etc. to ensure that the team is working at its maximum potential within a collaborative work environment. 

• Phối hợp và quản lý hướng xử lý vấn đề về dịch vụ khách hàng tại các tòa nhà chung cư, văn phòng hoặc thương mại / Coordinate and manage the resolution of all customer service issues within the portfolio of residential or office or commercial buildings. 

• Đảm bảo tuân thủ tất cả các thỏa thuận và nghĩa vụ về hợp đồng và pháp lý / Ensures compliance for all legal and contractual agreements and requirements. 

• Hiệu chỉnh và áp dụng Quy trình vận hành tiêu chuẩn cho tất cả dự án và phối hợp cùng Phó Giám Đốc, khối Nhân sự và Đào tạo và Phát triển nhằm cung cấp tài liệu đào tạo và các khóa đào tạo cho đội ngũ nhân viên vận hành tại dự án / Tailor Property Management  SOP & apply to all properties and work in coordination with the DD, HR and  Learning and Development team to produce training documents and training courses for operation staff at site. 

• Thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với tất cả các nhà thầu phụ, như  bảo vệ, vệ sinh, kiểm soát côn trùng, v.v. / Establish and maintain good relationship with all sub-contractors for example - security, cleaning, landscaping, pest control etc 

• Hỗ trợ các Quản lý Tòa nhà tại dự án xử lý tất cả các vấn đề và sự cố liên quan đến hoạt động hàng ngày của Tòa nhà nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ / Support Property Managers at site to handle all issues and problems and incidents relating to the daily operation to improve the service delivery 

• Chịu trách nhiệm lên ngân sách vận hành hàng năm, với đề xuất từ Quản lý Tòa nhà thông qua kế hoạch quản lý và ngân sách dự tính nhằm điều chỉnh chiến lược cho phù hợp. / Responsible for the preparation of the annual property budgets, with input from PM management plan and budget; adjust strategies accordingly. 

• Chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí cho từng tòa nhà và hàng tháng xem xét báo cáo tài chính và phân tích phương sai ngân sách / Responsible for controlling costs for each property and monthly review of building financial reporting and budget variance analysis.  

• Thực hiện đánh giá vận hành hàng tháng cho các dự án / Conduct monthly operations audit to the property portfolio  

• Hỗ trợ bộ phận trong giai đoạn tiền khai trương, nhận bàn giao, chuyển đổi đơn vị quản lý (nếu có) và quá trình bàn giao dự án cho Ban Quản Trị (nếu có) / Support the team during pre-opening, hand-over / transition period (if any) and process to handover the property to BOC (if any). Giám sát và Phát triển Nhân sự / Staff Supervision and Development

• Tham gia vào quá trình tuyển dụng, phỏng vấn, lựa chọn và đánh giá nhân viên của văn phòng chính và dự án / Participate in the recruitment, interview, selection, and evaluation process for HO staff and onsite staff 

• Lên kế hoạch cho nhân viên vận hành và nhà thầu phụ nhằm chuẩn bị cho dự án mới / Set plan for operation staff and sub-contractor to prepare for new project  

• Là người quản lý đưa ra chỉ đạo cho phòng ban, cho ý kiến đối với các quyết định quan trọng và đảm bảo rằng nhân viên thực hiện theo các mục tiêu và kế hoạch làm việc đã đề ra. / Manager to provide leadership for department, oversees major decisions and assure that team members implement their portfolio objectives and work plans. Quản lý dịch vụ khách hàng tại dự án / Customer service management at project

• Chịu trách nhiệm thiết lập quy trình, chính sách và tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng hiệu quả. / Accountable for creating effective customer service procedures, policies, and standards. 

• Giám sát thông qua phần mềm/ ứng dụng nhằm đảm bảo các yêu cầu từ cư dân được xử lý hiệu quả và kịp thời / Supervise through software/app to make sure that all resident requests were respond in good manner and timely. 

• Định kì đánh giá và giám sát dịch vụ khách hàng tại dự án, báo cáo cấp quản lý nhằm cải thiện / Periodically audit and supervise customer service level at the projects, report to management for improvement. 

• Làm việc cùng với đội ngũ Đào tạo và Phát Triển để xây dựng chương trình đào tạo, thiếp lập tiêu chuẩn ngoại hình; tác phong giao tiếp theo chuẩn khách sạn, trực tiếp huấn luyện và chỉ đạo nhân viên Dịch vụ khách hàng tại dự án xử lý phàn nàn hiệu quả / Working with L&D Team to build up training programs, hotel-style appearance and communication standards,  and directly offer training to CS team at the project and guide the team how to handle complaints at the site effectively. 

• Công việc khác theo phân công của cấp trên / Other works as assigned by higher levels. 

Requirements:

Tốt nghiệp đại học các chuyên ngành khách sạn, du lịch, ngoại ngữ, quản trị kinh doanh,… 

Bachelor degree in hospitality, tourism, foreign languages, business management etc. 

10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan. Ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. 

10 year experiences in related field. Minimum 2 year experiences in same position. 

Kỹ năng giao tiếp / Communication Skill: 

Có kỹ năng giao tiếp tốt bằng cả 2 hình thức nói và viết bằng tiếng Việt và tiếng Anh / Strong written and verbal communication skills in Vietnamese and English 

Có kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, đàm phán tương tác công việc với các bộ phận, khách hàng và đối tác 

Strong interpersonal, negotiation and communication skills, for liaising with colleagues, customers and other stakeholders 

Khả năng làm báo cáo, thuyết trình, nhạy bén trong việc đưa ra các quyết định / Ability to make reports, presentations and have business acumen 

Khả năng đàm  phán, thuyết phục đảm bảo các mối quan hệ được giải quyết hiệu quả / Ability to negotiate and persuade to ensure relationships are resolved effectively 

Nắm rõ việc vận hành các dự án BĐS / Have a good understanding of building operation 

Hiểu rõ qui định của pháp luật đối với từng loại hình BĐS / Have a good understanding of legal requirements for each asset class 

Có khả năng lãnh đạo, bao quát và quản lý nhân sự từ xa / Leadership, overall supervision and management of staff from a distance 

Able to work well with others and contribute to the creation of a positive work environment / Có khả năng làm việc tốt với những người khác và góp phần tạo ra một môi trường làm việc tích cực